De ontdoener verstrekt, voorafgaand aan het transport, een juist en volledig ingevulde begeleidingsbrief aan de vervoerder. De lay-out van de begeleidings(vracht)brief is in samenwerking met de Stichting Vervoeradres door het ministerie van I & M vastgesteld in de Regeling melden.
Transporteurs (vervoerders en inzamelaars) zijn verplicht tijdens het transport van afvalstoffen een volledig en juist ingevulde begeleidingsbrief bij zich te hebben. Naast een papieren begeleidingsbrief is er ook een goedgekeurde digitale begeleidingsbrief.
ONTDOENER VERSTREKT DE BEGELEIDINGSBRIEF
In principe dient iedere ontdoener voor het transporteren van afvalstoffen een begeleidingsbrief te verstrekken aan de transporteur. In onderstaande situaties is hij hiertoe niet verplicht.
TRANSPORTEUR HEEFT EEN BEGELEIDINGSBRIEF AAN BOORD.
In principe moet iedere transporteur een begeleidingsbrief voeren tijdens het transport.
In onderstaande situaties is hij hiertoe niet verplicht.
Daarnaast moet de transporteur tijdens het transport een gewaarmerkte kopie van de vermelding op de VIHB-lijst aan boord hebben.
REPETERENDE VRACHTEN
Bij repeterende vrachten kan de transporteur volstaan met één begeleidingsbrief per werkweek die loopt van maandag tot en met zondag. In de vrije ruimte of in een bijlage van de begeleidingsbrief moeten het aantal transporten en de tijdstippen dan worden vastgelegd. Er is sprake van repeterende vrachten als meerdere transporten van bedrijfsafvalstoffen met dezelfde samenstelling vanaf één locatie en naar één bestemming worden vervoerd in hetzelfde voertuig met steeds hetzelfde kenteken.
UITBESTEED VERVOERDER
Van uitbesteed vervoer is sprake als de inzamelaar het fysieke transport heeft uitbesteed of als de vervoerder, met toestemming van de ontdoener, een ander is dan de vermelde vervoerder in vak 5 van de begeleidingsbrief. In deze gevallen moet zowel de inzamelaar/vervoerder (vak 5) als de fysieke vervoerder (vak 4a) op de begeleidingsbrief vermeld staan.
HOE LANG BEWAREN?
Degene die de ontvangstmelding doet, dient de begeleidingsbrieven (of de digitale versies hiervan) ten minste vijf jaar te bewaren. Het gaat dan uitsluitend om begeleidingsbrieven die betrekking hebben op afvalstoffen waarvan de ontvangst verplicht moet worden gemeld.