Begeleidingsbrieven

De ontdoener verstrekt, voorafgaand aan het transport, een juist en volledig ingevulde begeleidingsbrief aan de vervoerder. De lay-out van de begeleidings(vracht)brief is in samenwerking met de Stichting Vervoeradres door het ministerie van I & M vastgesteld in de Regeling melden.
Transporteurs (vervoerders en inzamelaars) zijn verplicht tijdens het transport van afvalstoffen een volledig en juist ingevulde begeleidingsbrief bij zich te hebben. Naast een papieren begeleidingsbrief is er ook een goedgekeurde digitale begeleidingsbrief.

ONTDOENER VERSTREKT DE BEGELEIDINGSBRIEF

In principe dient iedere ontdoener voor het transporteren van afvalstoffen een begeleidingsbrief te verstrekken aan de transporteur. In onderstaande situaties is hij hiertoe niet verplicht.

• Er wordt een alternatieve gegevensdrager gebruikt, die door de minister van I & M is goedgekeurd.
• Er is sprake van repeterende vrachten, waarvoor één begeleidingsbrief per werkweek kan worden gebruikt.
• De afvalstoffen worden in route ingezameld. 
• Het gaat om bedrijfsafvalstoffen die worden ingezameld volgens de inzamelaarsregeling. Zie bijlage A van de Regeling melden.
• Het gaat om afvalstoffen waarop de EVOA van toepassing is. Een EVOA-document moet aanwezig zijn.
• Het gaat om bedrijfsafvalstoffen of gevaarlijke afvalstoffen die in een motorrijtuig van rijbewijscategorie B worden vervoerd.
• Het gaat om bedrijfsafvalstoffen van minder dan 500 kilogram die op andere wijze worden vervoerd dan in een motorrijtuig van rijbewijscategorie B.
• Het gaat om ingezamelde huishoudelijke afvalstoffen, bedrijfsafvalstoffen die naar soort en aard vergelijkbaar zijn met huishoudelijke afvalstoffen of afvalstoffen van het reinigen van riolen, waarvan kan worden aangetoond dat deze rechtstreeks worden vervoerd naar een inrichting die ze uitsluitend overslaat.
• Er is sprake van niet-beroepsmatig ingezameld papier of textiel.

TRANSPORTEUR HEEFT EEN BEGELEIDINGSBRIEF AAN BOORD.

In principe moet iedere transporteur een begeleidingsbrief voeren tijdens het transport.
In onderstaande situaties is hij hiertoe niet verplicht.

• Het gaat om afvalstoffen waarop de EVOA van toepassing is. Een EVOA-document moet aanwezig zijn.
• Het gaat om bedrijfsafvalstoffen of gevaarlijke afvalstoffen die in een motorrijtuig van rijbewijscategorie B worden vervoerd.
• Het gaat om bedrijfsafvalstoffen van minder dan 500 kilogram die op andere wijze dan in een motorrijtuig van rijbewijscategorie B worden vervoerd.
• Het gaat om ingezamelde huishoudelijke afvalstoffen, bedrijfsafvalstoffen die naar soort en aard vergelijkbaar zijn met huishoudelijke afvalstoffen of afvalstoffen van het reinigen van riolen, waarvan kan worden aangetoond dat deze rechtstreeks worden vervoerd naar een inrichting die ze uitsluitend overslaat.
• Er is sprake van niet-beroepsmatig ingezameld papier of textiel.

Daarnaast moet de transporteur tijdens het transport een gewaarmerkte kopie van de vermelding op de VIHB-lijst aan boord hebben.

REPETERENDE VRACHTEN

Bij repeterende vrachten kan de transporteur volstaan met één begeleidingsbrief per werkweek die loopt van maandag tot en met zondag. In de vrije ruimte of in een bijlage van de begeleidingsbrief moeten het aantal transporten en de tijdstippen dan worden vastgelegd. Er is sprake van repeterende vrachten als meerdere transporten van bedrijfsafvalstoffen met dezelfde samenstelling vanaf één locatie en naar één bestemming worden vervoerd in hetzelfde voertuig met steeds hetzelfde kenteken.

UITBESTEED VERVOERDER

Van uitbesteed vervoer is sprake als de inzamelaar het fysieke transport heeft uitbesteed of als de vervoerder, met toestemming van de ontdoener, een ander is dan de vermelde vervoerder in vak 5 van de begeleidingsbrief. In deze gevallen moet zowel de inzamelaar/vervoerder (vak 5) als de fysieke vervoerder (vak 4a) op de begeleidingsbrief vermeld staan.

HOE LANG BEWAREN?

Degene die de ontvangstmelding doet, dient de begeleidingsbrieven (of de digitale versies hiervan) ten minste vijf jaar te bewaren. Het gaat dan uitsluitend om begeleidingsbrieven die betrekking hebben op afvalstoffen waarvan de ontvangst verplicht moet worden gemeld.